Vous avez créé votre entreprise et vous êtes à 100 % dans son développement. Dès sa constitution et tout au long de son existence, votre société est soumise à de nombreuses obligations légales. Chaque année, vous devez accomplir les formalités juridiques au risque d’être pénalisé. Nous vous détaillons ces formalités juridiques récurrentes à ne pas oublier.
L'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle
Dans les six mois qui suivent la clôture de chaque exercice comptable, vous devez organiser une Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA).
Cette AGOA sera l’occasion de :
- approuver les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat)
- prendre des décisions relatives au développement futur de l’entreprise
- affecter le résultat (distribution de dividendes, mise en réserve, mise en report à nouveau)
- approuver les conventions réglementées (conventions entre la société et son gérant ou ses associés)
- nommer un Commissaire aux Comptes (éventuellement)
A l’occasion de cette assemblée sera présenté par la direction aux associés le rapport de gestion :
- situation financière et économique de l’entreprise
- les perspectives et objectifs pour l’année à venir
- les évènements notable du dernier exercice (départ d’un associé, recrutement d’un directeur, déménagement de l’établissement…)
- l’activité en matière de recherche et développement
- les délais de paiement des fournisseurs et clients ou une analyse des résultats présentés sur les comptes annuels
Votre société commerciale répond à la définition des petites entreprises (le total du bilan n’excède pas 6 millions d’euros, le montant net de chiffre d’affaires ne dépasse pas 12 millions d’euros ou le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice ne doit pas dépassé 50) ? Vous êtes alors dispensés d’établir un rapport de gestion (loi du 10 août 2018, décret du 29 mai 2019).
Les statuts de votre société prévoit le mode de convocation ainsi que les délais. Chaque associé devra disposer des différents documents, notamment, les documents de gestion, 15 jours au moins avant la tenue de votre assemblée.
Infogreffe : comment rédiger un procès-verbal d’Assemblée Générale ?
Les spécificités d'enregistrement du procès-verbal d'assemblée générale
Les feuillets servant de support à la rédaction du PV doit avoir été au préalable paraphés et cotés (numérotés) par le Greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance ou encore le maire de la commune du siège social.
À l’issue de votre assemblée générale, le procès-verbal sera signé et paraphé par le gérant et/ou l’associé désigné président de l’assemblée(en fonction de la forme juridique de la société).
À savoir
La consignation des procès-verbaux d’assemblée générale est obligatoire pour toutes les sociétés. Le contenu de ces documents doit être maintenu en bon état au lieu du siège social de la société pendant une durée minimum de 6 ans. La non-conservation des procès-verbaux d’assemblées générales peut entraîner une faute de gestion pour le représentant légal.
Le registre spécial d'assemblée générale
Ainsi, pour ordonner et conserver vos procès-verbaux, vous pouvez vous munir d’un registre spécial d’assemblée générale sur lequel vous rédigerez directement le compte rendu des assemblées. Ce registre se compose de feuilles mobiles préalablement numérotées, cotées et paraphées par les autorités compétentes. Ces feuilles seront postérieurement signées et paraphées par les acteurs de l’assemblée titulaires de ce droit. Les registres spéciaux d’assemblées générales s’achètent dans les librairies spécialisées des domaines juridiques.
Les associations ne sont pas tenues de faire l’acquisition d’un registre d’assemblée générale.
Le registre de mouvements de titres
Ce registre ne concerne que les sociétés par actions, soit les SA et SAS.
Il est particulièrement important de tenir ce registre : un transfert de titres est considéré comme valable uniquement s’il fait l’objet d’une inscription dans le registre des mouvements de titres.
Il permet de retracer de manière chronologique l’ensemble des mouvements affectant les titres de la société (cession, donations, apports, etc.). Ce registre doit être côté et paraphé auprès du greffe du Tribunal de Commerce.
L'approbation et le dépôt des comptes
1. L’approbation des comptes annuels
Comme leur nom l’indique, les comptes annuels sont réalisés chaque année et sont composés de trois documents :
- le bilan comptable
- le compte de résultat
- les annexes éventuelles
La validation de ces comptes annuels intervient au cours de l’AGO. Les documents comptables ainsi validés aboutissent à l’affectation du résultat :
- mise en réserve
- mise en report à nouveau
- distribution aux associés sous forme de dividendes
2. Le dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels s’effectue auprès du Tribunal de Commerce.
Les tarifs suivants applicables au 1er mars 2020 sont fixés par l’arrêté du 27/02/2018 :
- Sociétés commerciales (année en cours ; sans dépôt de comptes consolidés) : 45,80 €
- EIRL (ou du document comptable simplifié) au RCS : 15,17 €
- EIRL (ou du document comptable simplifié) au Registre spécial des EIRL ou au Registre spécial des agents commerciaux : 9,72 €
Le dépôt des comptes annuels est obligatoire. Vous êtes passible d’une amende de 1500 € en cas de défaut de dépôt des comptes.
Un exemple de délai
Votre exercice comptable se clôture au 30 septembre 2020 :
- Vous avez jusqu’au 31 mars 2021 pour réaliser votre AGO.
- Vous avez jusqu’au 30 avril 2021 pour déposer vos comptes annuelles auprès du greffe du Tribunal de Commerce.
Votre AGO se tient le 18 février 2021. Vous avez jusqu’au 18 mars 2021 pour déposer les comptes annuels de votre entreprise.
Confidentialité des comptes annuels
Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics. Seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.
- Micro-entreprise : l’option de confidentialité des comptes annuels est réservée aux micro-entreprises ne dépassant pas, à la clôture du dernier exercice, deux des trois seuils suivants : le total du bilan est inférieur à 350 000 € ; le chiffre d’affaires net n’excède pas 700 000 € ou le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice ne doit pas dépasser 10
- Petite entreprise : l’option de confidentialité s’applique uniquement au compte de résultat (l’actif et le passif restent publics), à condition que, à la clôture du dernier exercice, elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants : le total du bilan est inférieur à 4millions d’€ à la clôture du dernier exercice; le chiffre d’affaires net n’excède pas 8 millions d’€ à la clôture du dernier exercice ou le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice ne doit pas dépasser 50.
Particularité pour les moyennes entreprises
Le décret n° 2019-1207 du 20 novembre 2019 prévoit les modalités suivant lesquelles les sociétés répondant à la définition des moyennes entreprises déclarent ne rendre publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et annexe. Cette présentation simplifiée ne sera pas accompagnée du rapport des commissaires aux comptes. Cette option de déclaration simplifiée des comptes sociaux est réservée aux moyennes entreprises remplissant au moins 2 des critères suivants : le total du bilan est inférieur à 20 millions d’€ à la clôture du dernier exercice; le chiffre d’affaires net n’excède pas 40 millions d’€ à la clôture du dernier exercice ou la moyenne entreprise compte moins de 250 salariés.
Article D.123-200 du Code du Commerce
Les sociétés appartenant à un groupe, les établissements de crédit, les entreprises d’assurance, les sociétés cotées, etc. ne peuvent prétendre à la confidentialité des comptes annuels.
Petit rappel
Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la fraude fiscale, la loi n° 2016-1691 du 9décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique introduit l’obligation d’informer le greffe du Tribunal de Commerce en établissant le formulaire des bénéficiaires effectifs – formulaire M’BE (article L.541-47 du Code du Commerce)
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