En tant qu’entrepreneur, vous avez certainement envisagé les charges déductibles pour optimiser votre situation fiscale. Bien que cela puisse réduire votre imposition (impôts, charges sociales), il est important de prendre des précautions pour éviter les risques de redressement fiscal. Dans cet article nous vous expliquons tout ce qu’il y a savoir sur les charges déductibles.
Qu'est-ce qu'une charge déductible ?
Les charges déductibles sont des dépenses que les entreprises peuvent soustraire de leur résultat fiscal pour réduire leur base imposable et donc leur impôt sur les sociétés ou sur le revenu.
Cependant, pour qu’une charge soit déductible, elle doit remplir certaines conditions essentielles :
- Être engagée dans l’intérêt direct de l’activité et liée à l’objet social de l’entreprise dans le but de générer du chiffre d’affaires
- Ne pas être excessive, fictive ou non liée à la gestion normale de l’entreprise
- Avoir une pièce justificative telle qu’une facture
Comment calculer les charges déductibles ?
Votre cabinet comptable sera à vos côtés pour vous aider à déterminer le montant des charges déductibles et ainsi calculer le résultat fiscal de votre société, qui sert de base à l’imposition.
Pour ce faire, la première étape consiste à additionner toutes les charges supportées par la société. Ensuite, il faut effectuer le calcul du résultat comptable selon la formule suivante :
Produits – charges = résultat comptable
Ensuite, il faut réintégrer au résultat comptable les charges qui ne sont pas déductibles (amendes, impôts non déductibles, etc.) pour obtenir le résultat fiscal sur lequel votre société sera imposée.
Fiscalité 2023 : zoom sur les avantages des charges déductibles
L’avantage des charges déductibles ? Réduire la base imposable de l’impôt sur les sociétés (IS) ou sur le revenu (IR) de l’entreprise. Le gain fiscal dépendra du mode d’imposition de la société :
- Pour une société soumise à l’IS, le gain sera de 15 % si elle est au taux réduit ou de 25 % de la charge déductible. Pour plus d’informations, consultez notre article sur le taux réduit à l’IS.
- Pour une société soumise à l’IR, le gain dépendra du taux d’imposition de chaque associé. En effet, si votre société est à l’IR, le résultat sera soumis à l’impôt sur le revenu de chaque associé, proportionnellement à leur part dans la société.
Quelles sont les charges qui peuvent être déduites ?
Quelles charges peuvent être déduites de l’impôt sur le revenu ?
En tant que contribuable soumis à l’impôt sur le revenu, vous pouvez déduire certaines charges de votre base d’imposition :
- Les frais liés à des études, des stages ou des formations professionnelles, si vous êtes salarié ou demandeur d’emploi et que vous pouvez en justifier. Ces frais doivent être engagés dans le but d’améliorer votre situation professionnelle ou de changer de profession.
- Les frais professionnels, qui peuvent être déduits de votre revenu imposable. L’administration fiscale applique un abattement de 10 % du revenu imposable pour les frais professionnels (avec un minimum de 472 € et un maximum de 13 522 € par membre du foyer fiscal). Toutefois, vous pouvez opter pour le régime des frais réels si vous pouvez justifier les dépenses engagées. Par exemple, si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail, vous pouvez utiliser le barème kilométrique pour déduire les frais réels en fonction du nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année.
En tant que particulier, vous pouvez bénéficier de certaines déductions d’impôt sur le revenu :
- Les frais d’études, de stage et de formation professionnelle : si vous êtes salarié ou demandeur d’emploi, vous pouvez déduire ces frais au titre des frais réels, à condition qu’ils aient été engagés pour améliorer votre situation professionnelle ou changer de profession.
- Les frais professionnels : ils sont déductibles de la base de calcul de votre impôt sur le revenu. Par défaut, l’administration fiscale applique un abattement de 10 % du revenu imposable (minimum 472 €, maximum 13 522 € par membre du foyer fiscal), mais vous pouvez opter pour le mode de calcul des frais réels. Par exemple, si vous vous déplacez en voiture pour aller travailler, vous pouvez utiliser le barème kilométrique en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans l’année.
- Les frais de garde d’enfant : vous pouvez bénéficier d’un crédit d’impôt pour les frais de garde de vos enfants, quel que soit votre revenu ou votre situation personnelle ou professionnelle. Pour cela, l’enfant doit être gardé dans une crèche, par une assistante maternelle agréée, en halte-garderie ou en jardin d’enfants. L’organisme de garde doit vous fournir chaque année une attestation de garde à inclure dans votre déclaration d’impôt.
- Les frais de repas, les déplacements professionnels, les locaux et équipements professionnels, ainsi que les frais de déménagement pour conserver ou trouver un emploi peuvent également être déduits au titre des frais réels.
Il est important de noter que l’administration fiscale retient une distance maximale de 40 km entre votre domicile et votre lieu de travail pour le calcul des frais de déplacement. Si vous habitez à plus de 40 km, vous ne pouvez déduire que 80 km aller-retour. Vous devez également fournir une preuve de chaque frais déclaré. Enfin, la réduction d’impôt pour la garde d’enfant n’est valable que pour une garde à domicile pour les enfants de plus de 6 ans.
Quelles sont les charges déductibles sans justificatif ?
Si vous optez pour l’abattement forfaitaire de 10% pour frais professionnels, aucun justificatif n’est requis. Cette déduction est automatiquement prise en compte dans le calcul de votre impôt sur le revenu.
En revanche, si vous choisissez de déduire vos frais professionnels réels, vous devez conserver tous les justificatifs et factures correspondants.
Quelles charges déductibles peuvent être sujettes à controverse ?
Lorsqu’on est chef d’entreprise, il est compréhensible de vouloir maximiser la déduction des charges afin de payer moins d’impôts. Mais attention, certaines charges peuvent être remises en cause par l’administration fiscale :
- Le loyer et les charges du logement : si votre entreprise est domiciliée chez vous, vous pouvez faire payer à votre entreprise une quote-part du loyer et des charges. Cependant, cela doit être matérialisé par une convention de mise à disposition.
- Les dépenses somptuaires : il s’agit de dépenses excessives, comme les dépenses de chasse et pêche, de yacht, de résidence secondaire ou de bateau de plaisance, qui ne sont pas déductibles professionnellement. Une exception peut être faite si vous pouvez prouver que ces dépenses sont directement liées à l’exploitation de votre entreprise, mais cela est difficile à justifier en cas de contrôle fiscal. Dans tous les cas, ces charges ne permettent pas de récupérer la TVA.
- Les vêtements : bien que les commerciaux aient besoin d’un costume pour travailler, seuls les vêtements qui ont un caractère exclusivement professionnel peuvent être déduits.
- Les frais de repas/restaurant : ces frais ne sont pas toujours déductibles du résultat de l’entreprise.
Quand peut-on déduire ses frais de repas ?
Les frais de repas sont déductibles en tant que charge professionnelle s’ils sont pris avec des clients, fournisseurs ou collaborateurs dans un contexte professionnel et si les noms et qualités des invités sont notés sur les tickets ou factures. Les tickets de caisse avec la mention de la TVA sont généralement acceptés comme preuve, pour des sommes inférieures à 150 € HT, mais il est normalement nécessaire de fournir une facture mentionnant au minimum le nom et l’adresse de votre entreprise. Bien entendu, les repas pris à titre personnel par les dirigeants ne sont pas considérés comme des charges déductibles.
Vous êtes entrepreneur individuel assujetti à l’impôt sur le revenu ? Il existe une tolérance pour certaines dépenses de restauration nécessaires à l’exercice de votre profession, comme les frais de déplacement entre le lieu de travail et votre domicile. Dans ce cas, vous devrez fournir une preuve justificative, mais cette déductibilité est partielle, car vous devrez déduire le montant estimé par l’administration fiscale pour un repas pris à domicile (4,90 € en 2020).
Quels sont les frais de déplacement déductibles en tant que charges professionnelles ?
Il existe diverses options pour les frais de déplacement, qui varient en fonction de votre situation, et le calcul peut différer en fonction du type de véhicule et de ses émissions de CO2, par exemple.
Véhicule professionnel
Si vous utilisez un véhicule appartenant à votre entreprise pour un usage mixte (professionnel et privé), que vous soyez employé ou dirigeant, vous devez évaluer l’avantage en nature généré par cette utilisation. Cet avantage sera ajouté à votre rémunération et soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
L’évaluation de cet avantage peut se faire en utilisant les frais réels ou en utilisant une méthode forfaitaire. Si vous êtes le président d’une SAS, vous devrez établir des bulletins de paie pour que cet avantage soit soumis à cotisations sociales.
Véhicule personnel
Si vous utilisez personnellement un véhicule à des fins professionnelles, votre société peut vous rembourser les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Il y a deux options pour les sociétés soumises à l’IS et les professionnels libéraux : les indemnités kilométriques ou les frais réels.
Pour les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu au titre des BIC, l’évaluation se fait aux frais réels. Il faut considérer plusieurs aspects tels que la valeur à neuf, le type de véhicule (utilitaire, voiture de tourisme ou dérivé), la puissance et le taux d’émissions de CO2 pour déterminer la solution la plus avantageuse en matière de frais de véhicule.
Qu’en est-il des cadeaux d’affaires ?
Vous souhaitez offrir des cadeaux à vos clients pour les fêtes ou d’autres occasions ? Cela est possible à condition que soit bénéfique à l’intérêt social de votre entreprise. Il est important de noter que l’Etat exclut les dépenses somptuaires telles que la chasse, la mise à disposition de résidences de plaisance ou la pêche. Par ailleurs, la TVA sur les cadeaux n’est pas déductible lorsque leur valeur dépasse 69 € TTC.
Attention : Si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal, les dépenses dont la frontière entre vie privée et vie professionnelle est floue peuvent faire l’objet d’une attention particulière. Il convient donc de se demander si votre dépense est une charge déductible ou une contrepartie d’immobilisation.
Il est aussi possible d’offrir des cadeaux à vos salariés ! Et ce n’est pas tout, certains avantages peuvent même être non soumis à cotisations sociales. Pour plus de détails sur l’attribution de cadeaux et de bons d’achat aux salariés, nous vous invitons à consulter le site de l’URSSAF.
En résumé, il est important de maîtriser le sujet des charges déductibles et non déductibles et de justifier toutes les dépenses qui peuvent être bénéfiques à l’intérêt social de votre entreprise. Les dépenses dont la frontière entre vie privée et vie professionnelle est floue peuvent faire l’objet d’un examen approfondi en cas de contrôle fiscal.
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