Chaque année, à la clôture de son exercice, une société commerciale se doit de déposer ses comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette démarche incontournable s’inscrit dans le cadre d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO), dont l’objectif premier est d’informer les associés ou actionnaires sur la situation financière de la société. L’AGO permet également d’approuver la gestion du dirigeant au cours de l’exercice écoulé, de valider les comptes de l’exercice clos, et enfin, d’affecter le résultat de cet exercice, que ce soit en distribution de dividendes ou en affectation aux réserves de la société.
Avant l’AGOA, le dirigeant prépare tous les documents nécessaires à l’approbation des comptes, qu’il communique ensuite aux associés. Ces informations sont généralement transmises dans le cadre d’une lettre de convocation à l’assemblée, respectant un délai de convocation qui varie en fonction des statuts de la société. Pour une SAS, il est déterminé par les statuts, tandis que pour une SARL, le délai est généralement de 15 jours.
Quand déposer les comptes annuels ?
L’assemblée générale destinée à approuver les comptes doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social. Suite à cette assemblée, les dirigeants disposent d’un mois (ou deux mois en cas de dépôt électronique) pour déposer les comptes annuels au greffe.
À titre d’exemple, si l’exercice se clôture au 31 décembre de l’année N, les comptes doivent être déposés avant le 31 juillet de l’année N+1 (ou avant le 31 août en cas de dépôt électronique).
La déclaration de confidentialité
Une option de confidentialité existe pour les comptes annuels. Les sociétés éligibles doivent effectuer une déclaration à cet effet. Depuis le 2 février 2014, les sociétés ne dépassant pas certains seuils, tels qu’un bilan inférieur à 350 000 €, un chiffre d’affaires inférieur à 700 000 € ou moins de 10 salariés, peuvent bénéficier de cette confidentialité.
La loi Macron du 8 août 2016 a étendu cette possibilité aux petites entreprises remplissant certains critères et en faisant la demande.
Sanctions encourues en cas de non-respect
Le non-respect de la soumission des comptes annuels à l’approbation de l’assemblée générale peut entraîner des sanctions. Les dirigeants risquent une amende de 9 000 € s’ils ne soumettent pas les comptes, le rapport de gestion et l’inventaire à l’assemblée générale. En cas de défaut d’AGO dans les délais, le Ministère public ou toute partie intéressée peut demander au président du tribunal d’enjoindre aux dirigeants de convoquer l’assemblée générale ou de désigner un mandataire pour le faire.
Il est important de noter que cette formalité est obligatoire pour les sociétés commerciales, tandis que les sociétés civiles et les entreprises individuelles bénéficient d’une dispense. L’AGO et le dépôt des comptes annuels sont deux étapes complémentaires, assurant la transparence et la régularité de la vie de l’entreprise.
